La iniciativa consolida la información institucional y genera alertas académicas en momentos clave, tanto para la activación de acciones de acompañamiento integrales para el estudiante, como para brindar información relevante en la toma de decisiones.
Con el objetivo de detectar y apoyar de manera oportuna las dificultades académicas que puedan presentar los estudiantes y activar las acciones de acompañamiento necesarias para mejorar su rendimiento académico, es que la Universidad Técnica Federico Santa María desarrolló e implementó el nuevo Sistema de Acompañamiento a la Trayectoria Estudiantil, llamado SAT-E.
Esta iniciativa, impulsada por la Vicerrectoría Académica, la Dirección General de Docencia, Dirección General de Sistemas de Gestión y Dirección de Transformación Digital, consolida la información institucional y genera alertas académicas en momentos clave, tanto para la activación de acciones de acompañamiento integrales para el estudiante, como para brindar información relevante en la toma de decisiones.
En el marco de este lanzamiento, el rector de la USM, Juan Yuz, reconoció la labor de los equipos a cargo de la iniciativa, destacando que el principal desafío ahora es transformar la información del modelo en decisiones, estrategias y esfuerzos focalizados por el bien de los alumnos y la universidad. “Debemos traducir esto en valor y bienestar, haciéndonos responsables con las personas que son parte de nuestra comunidad”, explicó durante el evento.
En la misma línea, Andrés Fuentes, vicerrector académico de la institución, afirmó que “estamos generando un canon para las universidades que va a marcar el futuro de nuestro país en términos de educación”, destacando el impacto positivo que puede tener este desarrollo en el corto, mediano y largo plazo. En tanto, Catherine Tessini, directora general de Docencia, subrayó que “ha sido un trabajo extraordinario, realizado por un equipo multidisciplinario. Para integrar todas las aristas de la problemática necesitamos aunar fuerzas y en nuestra universidad tenemos las capacidades técnicas y el talento humano para lograrlo”.
Durante el lanzamiento también se presentó la nueva Dirección de Acompañamiento a la Trayectoria Académica Estudiantil DATA-E, liderada por Andrea Vásquez, la cual se hará cargo, entre otros temas, del área de Alertas y Permanencia, junto al SAT-E. La DATA-E tiene por objetivo trabajar en la generación de oportunidades equitativas de éxito para las y los estudiantes de la USM, mediante un modelo integral de acompañamiento académico y biopsicosocial que considera seguimiento a la trayectoria universitaria y acciones de nivelación académica y psicoeducativa.
Adicionalmente, compartieron sus experiencias y aportes al proyecto: Juan Carlos Lanas, director general de Sistemas de Gestión de la casa de estudios, además del equipo desarrollador que presentó en detalle aspectos técnicos y explicación de uso del sistema para todos quienes lo utilizarán.
Un modelo de adaptabilidad
Uno de los aspectos más valiosos de la iniciativa es la evolución desde un sistema de alertas tempranas a un modelo de acompañamiento integral, que cubre todas las etapas de la vida universitaria, de tal manera que los estudiantes no solo cumplan el objetivo de titularse, sino que lo hagan de manera oportuna.
Camila Villanueva, Product Owner de este proyecto, destaca que “las alertas están diseñadas para potenciar la participación y acceso a los apoyos dispuestos por parte de las distintas direcciones, unidades, centros y programas institucionales, de manera que no solo dependa de la autorregulación del estudiantado.
De esta manera, el SAT-E funciona como un sistema de información que consolida datos de distintas fuentes internas en tres tipos de reportes dinámicos diseñados según tipo de usuarios –alta dirección, jefes de carrera y profesionales de acompañamiento–, de acuerdo con su quehacer y ámbito en la toma de decisiones.
Estos reportes se actualizan de forma diaria y funcionan con base en distintos tipos de alertas: de caracterización del estudiante al momento de su ingreso para conocer su contexto, de transición emitida al término la primera etapa de certámenes; y de permanencia, que considera el estado final de asignaturas de cada semestre.
Para su desarrollo se utilizaron técnicas de inteligencia artificial con un modelo pre entrenado que puede ir evolucionando en el tiempo. Se espera que la implementación de este sistema en la institución permita crear puentes y acercar los dispositivos de apoyo actuales, por medio de un proceso de monitoreo y seguimiento que facilite contactar, asesorar y orientar a los estudiantes a la consecución de sus objetivos académicos desde los primeros años. Luego, en los años siguientes, el estudiantado estará familiarizado con los dispositivos, de manera de solicitar apoyo de manera autónoma.
Otra de sus mayores innovaciones es la implementación de un sistema de aprendizaje automático y, particularmente, un modelo de árboles de decisión. Mediante esto se crea un modelo predictivo y se establecen diferentes “targets” que buscan predecir los aspectos relevantes para la generación de cada alerta académica.
Cabe destacar que para consolidar esta versión del SAT-E, se utilizaron metodologías ágiles de trabajo –en este caso Scrum– con la cual en un periodo de 45 días se generó esta primera versión, que consolida la información ya existente en la institución para realizar análisis que contribuyan al proceso de toma de decisiones.
Finalmente, José Allende, director de Transformación Digital destaca que “es un verdadero orgullo llegar a este punto. La combinación de las capacidades que ya existían en la institución, con la instalación de capacidades en el ámbito de analítica avanzada, gestión del cambio, gobierno de datos y metodologías ágiles nos ha permitido dar pasos muy esperados. Esperamos llevar esto a las demás áreas de la administración y recibir retroalimentación constante, y así, en caso de equivocarnos, corregir el camino rápidamente.”
